28.09.2020

Какую версию трудовой книжки я, как работодатель, должен вести? Как обеспечить переход на электронные трудовые книжки?

«С 1 января 2020 года в России вводится электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Электронная книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учёта. Переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо», - поясняет Пенсионный фонд РФ.

Что все это значит для работодателя? В какой форме вести трудовые книжки?

Для начала, внедряться в массы в обязательном порядке, электронные книжки будут с 1 января 2021 года. До 31 декабря 2020 года включительно работнику необходимо подать письменное заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки. Дальше, у работодателя есть несколько путей:

1.Если работник не хочет переходить на электронный вид трудовой книжки и хочет продолжить пользоваться бумажной её версией, работодатель должен вести учет трудовой деятельности работника в двух форматах: электронном и бумажном.

2. Если работник хочет перейти на электронную версию трудовой книжки, он получает на руки бумажную трудовую книжку на сохранение с записью о переходе на электронную версию. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности ДО 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

3. Если работник не подал заявление в срок до 31 декабря 2020 года включительно, работодатель будет вести обе версии документа: электронный и бумажный. Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю заявление, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы.

4. ВАЖНО: сведения о работниках, впервые устраивающихся на работу с 1 января 2021 года, будут вестись исключительно в электронном формате.

Для успешной адаптации к новым реалиям, работодателю в течение 2020 года необходимо осуществить следующие мероприятия:

1) принять или изменить локальные нормативные акты (при необходимости) с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);

2) подготовить и обсудить с уполномоченными в установленном порядке представителями работников изменения (при необходимости) в соглашениях и коллективных договорах в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации;

3) обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;

4) уведомить до 31 октября 2020 года включительно каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде .